Organiser un colloque, congrès, salon, meeting : le savoir-faire Générations Événement
Organiser un colloque, un congrès ou un meeting représente un événement d’envergure avec des enjeux importants. C’est un outil de promotion efficace dont les retombées (économiques, médiatiques…) sont mesurables à court et moyen terme… à condition de relever les différents défis pour en garantir le succès !
En effet, il s’agit de réunir un écosystème de professionnels ou de spécialistes (enseignants-chercheurs, universitaires, industriels…) autour d’une thématique spécifique (académique, scientifique et technique…). L’organisation d’un salon, d’un congrès ou d’un colloque ne laisse pas de place à l’erreur ni à l’improvisation. ! La préparation de ces rencontres est une phase clé. Il est essentiel de mettre en place une organisation optimale en amont et le jour J afin de générer l’impact escompté.
Le choix du lieu est déterminant. Il doit être adapté à ce type d’événements singuliers, c’est-à-dire facile d’accès (proche des hôtels, gares, aéroports…) et propice au déroulement de multiples ateliers (table ronde, espaces de parole ou d’exposition…).
Autre challenge : parvenir à transformer des programmes scientifiques ou académiques en communication attractive pour assurer une fréquentation suffisante et susciter l’intérêt des différentes cibles.
La solution ? Déléguer l’organisation de colloques, congrès, conférences ou salons professionnels à une agence événementielle experte dans ce domaine comme Générations Événement !
Forts de nos 25 années d’expertise, nous garantissons à vos invités de vivre des expériences relationnelles mémorables et profitables durablement via des dispositifs événementiels conçus pour répondre à vos objectifs.
Les forts enjeux d’un colloque d’entreprise, salon, congrès, meeting
Définir précisément les objectifs à atteindre est la première étape à l’organisation du colloque, congrès ou meeting.
En effet, cette typologie de manifestations événementielles doit être pensée pour :
- Favoriser le débat et la discussion lors de la réunion de spécialistes et chercheurs d’un même secteur. Présentation de leurs travaux, échanges constructifs entre les différents intervenants… Qu’il s’agisse de jeunes chercheurs, de doctorants aguerris ou d’experts du monde scientifique, politique ou économique, il faut créer un événement propice au partage et à la confrontation d’idées.
- Accroître sa notoriété en partageant son savoir-faire métier, en se positionnant comme leader dans son domaine : biologie-santé, astrophysique, aéronautique, chimie des matériaux, écologie, épidémiologie, neurosciences… C’est l’occasion de promouvoir un produit ou service, des activités de recherche scientifique ou de recherche universitaire (en sciences juridiques, sciences et technologies de l’information, science politique…), l’innovation qui en résulte…
- Développer son chiffre d’affaires dans le cas d’un salon professionnel. Cette manifestation événementielle à caractère commercial est une opportunité pour les exposants de profiter de réelles retombées économiques.
- Autofinancer l’événement professionnel. Il est impératif de solliciter un nombre de partenaires publicitaires et d’exposants suffisants pour répondre aux contraintes de financement définies par le budget prévisionnel.
Conscient des enjeux de cette rencontre professionnelle complexe à organiser, notre agence événementielle Générations Événement élabore un programme sur mesure et ambitieux pour obtenir les résultats escomptés.
Notre mission : offrir à chaque public une expérience relationnelle inoubliable, personnalisée et profitable
Encadrants, exposants, conférenciers, visiteurs, équipes de recherche d’un laboratoire interdisciplinaire… La typologie des participants et des intervenants à un congrès, salon professionnel, meeting ou colloque scientifique est multiple. Et leurs objectifs aussi : développement du chiffre d’affaires ou des opportunités de partenariats, enrichissement de leurs connaissances spécifiques…
Le défi consiste donc à apporter une réponse ciblée pour chaque public présent en fonction des problématiques identifiées préalablement. C’est justement le challenge relevé par Générations Événement !
Organiser un congrès sur le territoire national ou un colloque international exige une approche spécifique. Mais, pour chaque projet événementiel de ce type, notre équipe veille à faire vivre à vos invités des expériences positives, mémorables et à l’impact durable.
Notre accompagnement de A à Z pour garantir le succès de votre colloque organisé en France ou à l’étranger
Pour organiser un colloque annuel et en assurer le succès, Générations Événement met à votre service son expérience aguerrie en la matière.
Impliqué à vos côtés, le chef de projet missionné sur votre opération événementielle pilote l’ensemble des parties prenantes : comité scientifique, centre de congrès, centre d’exposition, infrastructures d’hébergement, intervenants, exposants,…
Fort de son expertise en communication événementielle et en organisation logistique d’envergure, il s’investit en amont de l’événement jusqu’au jour J pour :
- Définir le planning prévisionnel afin d’assurer la faisabilité de l’événement dans les conditions optimales.
- Choisir un lieu événementiel adapté à cette catégorie de projet. En fonction du thème de la journée, de la durée, du nombre de participants, des besoins opérationnels (grand amphithéâtre, petites salles de réunion, espace d’exposition…).
- Préconiser des intervenants renommés dans le domaine de spécialité requis.
- Sélectionner des prestataires de confiance pour concevoir un événement créatif et réglé au millimètre : matériel technique de haute qualité, professionnels de la mise en lumière et de la projection visuelle…
- Assurer une programmation à la hauteur des enjeux, c’est-à-dire à forte valeur ajoutée et sans faille.
- Proposer une expérience de restauration jamais vécue (cuisine moléculaire, traditionnelle, asiatique…) en phase avec l’événement. L’objectif : offrir une pause gastronomique conviviale et inoubliable en choisissant un service traiteur à l’offre inédite.
- Communiquer sur votre événement pour garantir une fréquentation maximale et favoriser l’interaction avec les participants pour booster leur engagement sur le long terme. Nous utilisons les supports de communication traditionnels (communiqué de presse…). Mais nous misons également sur les outils digitaux pour mettre en place une stratégie de communication efficace et attractive : réseaux sociaux, emailings, création de site internet, vidéos… Grâce à notre application gratuite Happly Event, vous optimisez l’expérience invité : envoi des invitations, gestion des inscriptions, interactions en un clic… Votre colloque va devenir viral !
Des retombées positives à court et moyen terme
Qu’il s’agisse d’un congrès international ou d’un colloque rassemblant la communauté scientifique sur le territoire français, les effets bénéfiques de votre événement s’inscrivent dans la durée. Vous recevez des retours positifs pendant son déroulement, mais pas seulement.
Grâce à une organisation optimisée et à une programmation enrichissante, les participants n’auront qu’une envie : revenir la fois suivante !
Choisissez Générations Événement comme organisateur de votre colloque national ou international
- Plus de 25 ans d’expérience aguerrie dans l’organisation d’événements sur mesure en France et à l’étranger : séminaire professionnel, symposium, lancement de produit, voyage incentive, soirée d’inauguration, journée porte ouverte, workshop (journée d’étude), team-building, anniversaire d’entreprise…
- Notre sélection pertinente de prestataires de confiance et d’intervenants experts pour répondre aux exigences de vos cibles et aux vôtres.
- Notre capacité à gérer de manière optimale le rétroplanning de cette typologie d’événements professionnels à 12 mois et + pour en assurer le succès le jour J. Rien n’est laissé au hasard !
- Notre maîtrise dans la gestion de ce type de projets événementiels en matière de logistique (transport et hébergement des invités), d’agencement des stands, de réglementation des expositions…
- Nos actions de communication menées efficacement afin d’attirer toutes les catégories de participants (visiteurs, exposants, unités de recherche…) et garantir l’affluence, levier pour assurer l’équilibre financier du colloque ou salon professionnel.
- Un chef de projet unique et expérimenté pour vous accompagner au plus près de vos besoins durant toute la mission.